“Lo que importa mas nunca debe estar a merced de lo que importa menos” (Goethe, sabio Alemán)
Esta característica se refiere a la administración del tiempo, en hacer primero lo primero. Saber administrar bien el tiempo, en hacer “primero lo primero”. Saber administrar bien el tiempo, es una actividad de suma importancia.
La administración del tiempo se centra en hacer primero lo importante para mi vida. No debemos dejar estas actividades para “después” ya que “después” se convierten en actividades urgentes y se corre el riesgo de no realizarlas o realizarlas mediocremente.
Las actividades urgentes son aquellas que hay que realizarlas ya. Mientras que las importantes son aquellas que contribuyen a realizar mi misión; es una actividad que agrega valor a mi vida.
Según Stephen Covey, autor del libro “Primero lo primero”, existen cuatro cuadrantes en los que toda persona desarrolla sus habilidades y pueden ayudarnos a organizar mejor nuestro tiempo:
Urgente No urgente
Importante Cuadrante 1 Cuadrante 2
No importante Cuadrante 3 Cuadrante 4
Cuadrante 1: Lo urgente e importante. Es el cuadrante de la crisis, de los problemas apremiantes, de las tareas que se vencen.
Cuadrante 2: No urgentes, importantes. Es el cuadrante de la prevención, la planificación, la recreación, de reconocer y aprovechar nuevas y buenas oportunidades.
Cuadrante 3: No importante, urgente. Es el cuadrante de las interrupciones, de las reuniones improductivas y no importantes, de las actividades apremiantes.
Cuadrante 4: No urgente, no importante. Es el cuadrante de las trivialidades, de la pérdida de tiempo.
Esta característica se refiere a la administración del tiempo, en hacer primero lo primero. Saber administrar bien el tiempo, en hacer “primero lo primero”. Saber administrar bien el tiempo, es una actividad de suma importancia.
La administración del tiempo se centra en hacer primero lo importante para mi vida. No debemos dejar estas actividades para “después” ya que “después” se convierten en actividades urgentes y se corre el riesgo de no realizarlas o realizarlas mediocremente.
Las actividades urgentes son aquellas que hay que realizarlas ya. Mientras que las importantes son aquellas que contribuyen a realizar mi misión; es una actividad que agrega valor a mi vida.
Según Stephen Covey, autor del libro “Primero lo primero”, existen cuatro cuadrantes en los que toda persona desarrolla sus habilidades y pueden ayudarnos a organizar mejor nuestro tiempo:
Urgente No urgente
Importante Cuadrante 1 Cuadrante 2
No importante Cuadrante 3 Cuadrante 4
Cuadrante 1: Lo urgente e importante. Es el cuadrante de la crisis, de los problemas apremiantes, de las tareas que se vencen.
Cuadrante 2: No urgentes, importantes. Es el cuadrante de la prevención, la planificación, la recreación, de reconocer y aprovechar nuevas y buenas oportunidades.
Cuadrante 3: No importante, urgente. Es el cuadrante de las interrupciones, de las reuniones improductivas y no importantes, de las actividades apremiantes.
Cuadrante 4: No urgente, no importante. Es el cuadrante de las trivialidades, de la pérdida de tiempo.
Priorizar es elegir qué hay que hacer y ¿Cómo elegir qué hay que hacer?
Para organizar nuestro tiempo de forma eficaz en el trabajo deberemos, destinar unos minutos al día a la planificación. De esta forma seremos nosotros los gestores de nuestro tiempo, no las circunstancias o los imprevistos sin importancia.
En primer lugar, debemos listar las tareas que debemos realizar,seguido de determinar qué acciones o tareas son las más importantes y las más urgentes:
- IMPORTANTES: tareas o actividades que inciden de alguna forma en las áreas estratégicas de la empresa, en los objetivos, en los costes o en los ingresos.
- URGENTES: tareas o actividades que deben realizarse en un plazo muy breve de tiempo o, de lo contrario, habrá un impacto significativo o no.
Para optimizar tus tiempo se recomienda que asignes un tiempo máximo para cada actividad, con la finalidad de que no estemos más tiempo del necesario, restando tiempo a otras que sí lo son. Determina asimismo qué otros recursos necesitas para realizar correctamente la tarea y si necesitas la ayuda o la implicación de otras personas o departamentos. Informales lo antes posible para que te confirmen su disponibilidad y puedan organizarse ellos también.
Para ser eficaz, debes aprender a decir NO a tareas que no son importantes o que pueden realizar otras personas (delegar) y elimina de tu agenda a los ladrones de tiempo.
Revisa regularmente tu agenda para comprobar tu avance respecto a los objetivos que te habías propuesto y, si es necesario, re-planifica tus tareas.
Considero que para priorizar el tiempo, lo más importante es identificar las actividades que se tienen que se tienen pendientes, y el tiempo con el que se cuenta para la fecha de entrega para así, saber a que actividad se le debe dedicar mayor atención y tiempo. Ya que actualmente es indispensable saber administrar los tiempos, ya sea, para la escuela, negocio y vida personal.
